建設業の請求書ソフトの選び方｜出来高・常用・元請書式への対応で選ぶ

建設業の請求書が他業種と違うところ

一般的な請求書ソフトは、商品やサービスを売って代金を請求する取引を前提に作られています。取引先を選び、品目と数量を入れ、合計を出して送る、という流れです。建設業でもこの流れ自体は同じですが、途中に業種特有の事情がいくつも挟まります。

まず、請求が工事に紐づきます。同じ取引先でも現場が複数あれば、どの現場の請求なのかが分からなくなると、元請側でも自社でも管理ができません。次に、工期が長い現場では完成を待たずに出来高で分割して請求します。さらに、常用（人工）と請負では請求の根拠が違い、常用は日ごとの出面、請負は合意した一式金額が基礎になります。最後に、元請から自社様式での提出を求められることがあります。

これらのうち1つでも運用に乗らないと、その部分だけエクセルで作ることになり、二重管理が始まります。二重管理が始まると、金額の食い違いが起きたときにどちらが正なのか分からなくなるため、選定の段階で自社の請求パターンを洗い出しておくことが重要です。

• •請求が工事（現場）に紐づく＝同じ取引先でも現場ごとに管理が要る
• •工期が長い現場は出来高で分割して請求する
• •常用（人工）と請負では請求の根拠が違う
• •元請から指定の書式での提出を求められることがある
• •1つでも運用に乗らないとその部分だけエクセルになり、二重管理が始まる

まず自社の請求パターンを書き出す

選定を始める前に、直近3か月に出した請求書を並べて、どのパターンが何件あったかを数えてみてください。これをやらずに機能一覧を見比べると、実際にはほとんど使わない機能を基準に選んでしまうことがあります。

見るべきは、工事ごとの単発請求が何件か、出来高で分割している現場が何件か、常用と請負が混在している請求が何件か、元請の指定書式で出しているものが何件か、の4つです。件数が多い順に、その処理が楽になるソフトを選ぶのが合理的です。

たとえば出来高請求が全体の半分を占めるなら、前回までの請求累計と今回請求分、契約金額に対する残額が自動で出る機能があるかどうかが、決定的な差になります。逆に単発の請求がほとんどなら、その機能は不要で、もっと単純なもので足ります。

• •直近3か月の請求書を並べ、パターン別に件数を数える
• •①工事ごとの単発請求 ②出来高での分割請求 ③常用と請負の混在 ④元請の指定書式
• •件数が多いパターンの処理が楽になるものを選ぶ
• •使わない機能を基準に選ぶと、価格だけ高くて実務が変わらない結果になる

工事（現場）ごとに請求を管理できるか

建設業向けを名乗っていないソフトでも、備考欄に工事名を書けば形式上は成立します。問題は、あとから「あの現場の請求はいくらだったか」「この現場は合計でいくら請求済みか」を知りたくなったときです。備考欄に書いた文字列では、集計も絞り込みもできません。

確認したいのは、工事や現場が独立した情報として登録でき、請求書がそれに紐づく作りになっているかどうかです。紐づいていれば、現場ごとの請求済み合計、未請求の残り、入金の状況までが1か所で見られます。これは元請から問い合わせを受けたときの回答速度にも直結します。

あわせて、現場に紐づく情報が請求書以外にも集まるかどうかを見ておくと、後々の広がりが変わります。日報の作業記録、写真、原価などが同じ現場に紐づいていれば、常用の請求根拠を日報から確認したり、その現場が利益を残せているかを見たりできるようになります。

• •備考欄に工事名を書くだけでは、あとから集計・絞り込みができない
• •工事・現場が独立した情報として登録でき、請求書が紐づく作りかを確認する
• •現場ごとの請求済み合計・未請求残・入金状況が1か所で見られるか
• •日報・写真・原価も同じ現場に紐づくと、請求の根拠確認や採算把握まで広がる

出来高請求に対応できるか

工期が数か月にわたる現場では、完成を待たずに進捗ぶんを請求します。このとき手作業でつまずきやすいのが、前回までにいくら請求したかの管理です。回を重ねるほど累計が分からなくなり、最終回で契約金額と合わない、あるいは請求漏れが起きる、といった事故につながります。

ソフトを見るときは、契約金額を登録したうえで、各回の請求が積み上がっていく作りになっているかを確認してください。前回まで、今回、累計、契約金額に対する残額が自動で出る形であれば、計算間違いが起きません。元請側にとっても確認しやすい請求書になります。

示し方については、全体に対する割合で示す形式と、完了した工程を金額で積み上げる形式があり、元請によって求めるものが違います。両方に対応できるか、少なくとも自社の主要な取引先が求める形式に対応できるかは、事前に確かめておくべき点です。

• •回を重ねると累計が分からなくなり、最終回で契約金額と合わなくなる事故が起きる
• •契約金額を登録し、各回の請求が積み上がる作りかを確認する
• •前回まで・今回・累計・残額が自動で出れば計算間違いが防げる
• •割合で示す形式と、完了工程を金額で積み上げる形式のどちらに対応しているか
• •主要な取引先が求める形式に対応できるかを事前に確かめる

常用と請負を分けて扱えるか

常用（人工）は日ごとの出面に単価をかけて請求し、請負は合意した一式金額を請求します。両者は請求の根拠が違うため、同じ扱いにすると管理が破綻します。特に、同じ元請との取引で現場によって混在している場合や、1つの現場の中で常用ぶんと請負ぶんが両方発生する場合は注意が必要です。

確認しておきたいのは、1枚の請求書の中で常用ぶんと請負ぶんを分けて記載できるか、常用の明細を日付ごとに並べられるかという点です。元請から出面の確認を求められることは多く、そのときに日付と人数が明細に並んでいれば、そのまま根拠として示せます。

さらに踏み込むなら、日報の作業記録から常用の請求明細を作れると、転記そのものがなくなります。日報に「何月何日に何人」が入っているなら、その情報は既に社内にあるわけで、それを請求書に手で打ち直すのは無駄な作業です。

• •常用＝日ごとの出面×単価、請負＝合意した一式金額。根拠が違う
• •1枚の請求書の中で常用ぶんと請負ぶんを分けて記載できるか
• •常用の明細を日付ごとに並べられるか（元請の出面確認にそのまま使える）
• •日報の作業記録から常用の請求明細を作れると、転記作業そのものがなくなる

見積からつなげられるか（二重入力をなくす）

請負の現場では、請求書の内容は見積書の内容と一致しているのが前提です。それにもかかわらず、見積は別のソフトやエクセルで作り、請求書は請求書ソフトで作る、という運用になっている会社は少なくありません。この場合、同じ明細を2回入力することになり、打ち間違いが起きれば元請との確認作業が発生します。

見積と請求が同じ場所で扱えると、見積の内容をそのまま請求書に引き継げます。出来高で分割する場合も、見積の明細のうち完了したものを選んで請求する、という形にできれば、金額のずれが構造的に起きません。

選定時には、見積機能があるかどうかだけでなく、見積から請求への引き継ぎが実際にどう動くかを試してみてください。機能としては両方あるのに、実際には連携していない（それぞれ独立している）ものもあります。

• •請負では請求書の内容が見積書と一致しているのが前提
• •見積と請求が別々だと同じ明細を2回入力し、打ち間違いのリスクが生まれる
• •見積の内容をそのまま請求に引き継げると、金額のずれが構造的に起きない
• •「両方の機能がある」ことと「連携している」ことは別＝実際の動きを試す

複数人で使うときに決めておくこと

一人で完結していた作業をソフトに移すときと、複数人で使うときでは、確認すべき点が変わります。5名から30名規模の会社では、現場の担当者が実績を入れ、事務が請求書を作り、社長が最終確認する、といった流れになることが多いはずです。

この場合に見ておきたいのは、誰がどこまで操作できるかを分けられるか、作成した請求書を確認してから発行する流れを作れるか、そして現場の担当者がスマートフォンから入力できるかの3点です。現場の担当者にパソコンでの入力を求める運用は、まず続きません。

また、利用人数が増えたときに料金がどう変わるかも、この段階で確認しておくべきです。1人あたりで課金される仕組みだと、現場の担当者にも使ってもらおうとした時点で費用が跳ね上がり、結局事務だけが使う運用に戻ってしまうことがあります。

• •現場担当者が実績を入れ、事務が請求書を作り、社長が確認する流れになることが多い
• •誰がどこまで操作できるかを分けられるか
• •作成した請求書を確認してから発行する流れを作れるか
• •現場担当者がスマートフォンから入力できるか（パソコン前提の運用は続かない）
• •人数課金だと、現場に広げた時点で費用が跳ね上がる

インボイスと電子帳簿保存法への対応

適格請求書発行事業者として請求書を発行する場合、登録番号、税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率、税率ごとの消費税額といった記載事項が必要です。ソフトを選ぶときは、これらが自動で入り、消費税の端数処理が1つの請求書につき税率ごとに1回になっているかを確認してください。明細ごとに端数処理をして合計する計算をしているものは、記載事項の要件を満たさない場合があります。

電子データでやり取りした請求書の保存についても要件があります。自社が発行した請求書の控えをどう保存するか、受け取った請求書をどう保存するかは、運用に関わる部分なので事前に確認しておくと安心です。

なお、登録の要否や保存要件の具体的な適用については、取引の状況によって判断が変わります。個別の判断は税務署または顧問税理士にご確認ください。ソフトはあくまで書類を作成し保存するための道具です。

• •登録番号・税率ごとの区分・税率ごとの消費税額が自動で入るか
• •端数処理が1請求書につき税率ごとに1回になっているか
• •発行した請求書の控えと、受け取った請求書の保存の運用を確認する
• •登録の要否や保存要件の個別の判断は税務署・顧問税理士に確認する

入金の管理まで含めるかを決める

請求書を発行することと、入金されたかを確認することは別の作業です。取引先が増えてくると、締め日と支払日が元請ごとに違うため、どの請求が未入金なのかを把握するのが難しくなります。

ソフトによっては、請求書に入金の記録を紐づけて、未入金の一覧を出せるものがあります。これがあると、月初に未入金だけを確認すればよくなり、通帳と請求書控えを1件ずつ突き合わせる作業がなくなります。

ただし、この機能まで求めると選択肢が狭まり、価格も上がります。取引先が数社で、入金の把握に困っていないのであれば、無理に含める必要はありません。自社の現状で困っているかどうかで決めてください。

• •締め日と支払日が元請ごとに違うため、未入金の把握が難しくなる
• •請求書に入金を紐づけて未入金の一覧が出せると、月初の確認だけで済む
• •ただしこの機能を求めると選択肢が狭まり価格も上がる
• •取引先が少なく困っていないなら無理に含めない

料金は3年の総額で比べる

料金は月額の数字だけを見ても比較になりません。課金の型によって、数年後の総額が大きく変わるためです。月額が一定の固定型、利用人数に応じて増える人数課金型、登録する現場や案件の数に応じて増える件数課金型、初期費用と保守費用に分かれる買い切り型が代表的です。

建設業で特に注意したいのは人数課金型と件数課金型です。繁忙期に人を増やしたり、現場が増えたりした時点で費用が上がります。現在の規模だけでなく、2〜3年後に想定される人数と現場数でも計算してみてください。

そのうえで、初期費用・月額・オプション費用・サポート費用をすべて含めた3年総額を並べると、月額の印象とは違う順位になることがあります。料金を公開していない製品の場合は、この計算をするために問い合わせが必要になる点も、検討にかかる手間として考慮に入れておくとよいでしょう。

• •固定型・人数課金型・件数課金型・買い切り型で数年後の総額が変わる
• •建設業は繁忙期に人が増えるため、人数課金型は費用が膨らみやすい
• •現在の規模と2〜3年後の想定規模の両方で計算する
• •初期費用・月額・オプション・サポートを含めた3年総額で並べる

導入して定着させる進め方

請求書ソフトの導入で失敗する典型は、月末の忙しい時期に切り替えて混乱し、元のやり方に戻ることです。請求業務は締め日に集中するため、その時期に新しい操作を覚えるのは無理があります。

現実的なのは、締め日を避けた時期に、直近に出した請求書を1件だけ作り直してみることです。すでに正解が分かっている案件なので、金額が合っているかをすぐ検証でき、操作の詰まりどころも見つかります。ここで問題がなければ、次の締めから一部の取引先で使い始め、問題がなければ広げていきます。

また、取引先と単価の登録という下準備が終わらないまま止まってしまうケースも多く見られます。先に主要な取引先だけでも登録しておくと、いざ請求書を作るときに手が止まりません。

• •月末の締め日に切り替えると混乱して元に戻る
• •締め日を避けた時期に、直近の請求書を1件だけ作り直して検証する
• •問題がなければ次の締めから一部の取引先で使い始める
• •取引先と単価の登録を先に済ませておく（下準備が残ると手が止まる）

現場の記録から請求までを1つにする選択肢

ここまで見てきたとおり、建設業の請求書は、工事・出来高・常用請負・見積との整合といった要素が絡みます。これらは元をたどれば現場の記録に紐づいているため、現場の情報と請求が別々の場所にあると、どうしても転記が発生します。

AXpress建設は、現場ごとの管理、日報、写真、見積、請求書をひとつにまとめたサービスです。現場に紐づいた形で請求書を作成でき、見積からの引き継ぎ、インボイス制度に対応した記載、利用人数と現場数の無制限（一人親方プランは1名）に対応しています。現場の担当者はスマートフォンから記録を入れられるため、事務所での転記を減らせます。

料金は公開しており、一人親方プランが月額3,980円（税抜）、Standardプランが月額9,800円（税抜）からです。1か月の無料期間があるので、直近に出した請求書を1件作り直してみて、自社の請求パターンに合うかを確かめてみてください。

• •工事・出来高・常用請負・見積との整合は、いずれも現場の記録に紐づく
• •現場の情報と請求が別々の場所にあると転記が発生する
• •現場・日報・写真・見積・請求書を1つにまとめると転記がなくなる
• •利用人数と現場数は無制限（一人親方プランは1名）
• •料金は公開＝比較のために問い合わせる手間がかからない

よくある質問

Q. 汎用の請求書ソフトでは建設業に対応できませんか？

A. 単発の請求が中心であれば、汎用のソフトでも支障は出にくいと思います。判断が分かれるのは、工事ごとの請求管理、出来高での分割請求、常用と請負の書き分けが必要な場合です。これらは備考欄への記入では集計や絞り込みができないため、件数が多い会社ほど別途エクセルでの管理が残り、二重管理になります。まず直近3か月の請求書をパターン別に数えて、どの処理が多いかを確かめてから判断することをおすすめします。

Q. 出来高請求に対応しているかは何を見れば分かりますか？

A. 契約金額を登録したうえで、各回の請求が積み上がっていく作りになっているかを確認してください。前回までの請求累計・今回の請求額・累計・契約金額に対する残額が自動で表示される形であれば、回を重ねても計算間違いや請求漏れが起きません。あわせて、全体に対する割合で示す形式と、完了した工程を金額で積み上げる形式のどちらに対応しているかも確認しておくと、元請の求める形式に合わせられます。

Q. 常用（人工）の請求はどう扱われますか？

A. 常用は日ごとの出面に単価をかけた金額が請求の根拠になるため、明細を日付ごとに並べられるかが実務上の分かれ目になります。元請から出面の確認を求められたときに、日付と人数が明細に並んでいればそのまま根拠として示せます。さらに、日報の作業記録から常用の請求明細を作れる作りであれば、社内に既にある情報を打ち直す必要がなくなります。同じ現場で常用と請負が混在する場合は、1枚の請求書の中で分けて記載できるかも確認してください。

Q. 元請から指定された書式で提出する場合、ソフトは意味がありませんか？

A. 意味はあります。指定様式での提出が必要な場合でも、自社側で金額と内訳を正確に管理しておく必要は変わりません。提出用は指定様式に転記することになりますが、明細をコピーできる状態にしておけば転記の手間は減らせます。また、指定様式で提出した場合も自分の控えは残す必要があるため、過去の請求内容を後から探せる状態にしておく価値は高いといえます。転記の際は金額の合計を必ず突き合わせてください。

Q. 現場の担当者にも使ってもらうべきですか？

A. 常用の出面や工事の進捗といった請求の根拠が現場にある以上、現場の担当者が入力できると転記がなくなり精度も上がります。ただし前提として、スマートフォンから入力できることが必要です。パソコンでの入力を求める運用はまず定着しません。また、人数課金のソフトだと現場に広げた時点で費用が跳ね上がるため、利用人数が増えたときに料金がどう変わるかを事前に確認してください。

Q. 見積ソフトと請求書ソフトは別々でもよいですか？

A. 単発の請求が中心なら別々でも支障は少ないですが、請負の現場では請求書の内容が見積書と一致していることが前提になるため、同じ場所で扱えるほうが安全です。別々にすると同じ明細を2回入力することになり、打ち間違いが起きれば元請との確認作業が発生します。なお「見積機能と請求機能の両方がある」ことと「見積から請求へ引き継げる」ことは別なので、実際の動きを試してから判断してください。

Q. 料金はどのように比較すればよいですか？

A. 月額の数字だけでは比較になりません。月額が一定の固定型、利用人数に応じて増える人数課金型、登録現場数に応じて増える件数課金型、初期費用と保守費用に分かれる買い切り型があり、型が違うと数年後の総額が変わります。建設業は繁忙期に人手が増えるため、人数課金型は費用が膨らみやすい点に注意してください。現在の規模と2〜3年後の想定規模の両方で、初期費用・月額・オプション・サポートを含めた3年総額を計算して並べるのが確実です。

Q. 導入するのに適した時期はありますか？

A. 締め日を避けた時期をおすすめします。請求業務は締め日に集中するため、その忙しい時期に新しい操作を覚えるのは無理があり、混乱して元のやり方に戻る原因になります。落ち着いた時期に、直近に出した請求書を1件だけ作り直して検証し、問題がなければ次の締めから一部の取引先で使い始めるという進め方が現実的です。取引先と単価の登録という下準備も、先に済ませておくと手が止まりません。