一人親方の請求書・見積の作り方とアプリの選び方｜常用・出来高にも対応

一人親方が請求書・見積を紙やエクセルで作るときの負担

一人親方の場合、日中は現場に出ているため、事務作業は夜や休日にまとめて行うことになりがちです。手書きの複写式伝票やエクセルの雛形を使っている方が多いですが、月末にまとめて何枚も作ると、金額の計算違いや宛名の書き間違いが起こりやすくなります。書き損じると最初から書き直しになる複写式の伝票では、この負担がさらに大きくなります。

また、元請ごとに求められる書式が違うことも負担の一因です。同じ工事内容でも、ある元請は工種ごとの内訳を求め、別の元請は一式でよいということがあります。エクセルで複数の雛形を管理していると、どれが最新版か分からなくなったり、前月のファイルを上書きしてしまったりといった事故も起こります。

• •現場が終わってから夜や休日にまとめて作るため、集中しづらく計算違いが起きやすい
• •複写式の伝票は書き損じると最初から書き直しになる
• •元請ごとに書式が違い、雛形を複数管理する必要がある
• •前月のファイルを上書きしてしまい、過去の請求内容が追えなくなる
• •控えが紙で溜まり、あとから「あの現場はいくらで出したか」を探すのに時間がかかる

請求書に書く項目（インボイス制度の記載事項を含む）

請求書の書式に法律で決まった様式はありませんが、適格請求書（インボイス）として扱ってもらう場合は、記載すべき事項が定められています。適格請求書発行事業者の登録を受けている場合は、以下の項目が入っているかを確認してください。登録を受けていない場合は登録番号の記載は不要ですが、その場合の取り扱いは元請によって異なるため、取引先に確認しておくと行き違いを防げます。

特に間違いやすいのが、税率ごとに分けて記載する部分です。建設工事は通常10パーセントのみですが、材料の中に軽減税率の対象が混じる場合は分けて書く必要があります。また、消費税の端数処理は1つの請求書につき税率ごとに1回と決まっているため、明細ごとに端数処理をして合計する書き方は認められていません。

なお、登録を受けるかどうか、どの経過措置が使えるかといった判断は個々の事情によって変わります。判断に迷う場合は税務署や顧問税理士に確認してください。

• •発行者の氏名または名称と、登録番号（適格請求書発行事業者の場合）
• •取引年月日（工事の完了日または締め日）
• •取引内容（工事名・現場名・工種がわかる記載）
• •税率ごとに区分した対価の合計額と、適用した税率
• •税率ごとに区分した消費税額（端数処理は1請求書につき税率ごとに1回）
• •書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（元請の会社名）

常用と請負で請求書の書き方はどう変わるか

建設業の一人親方が戸惑いやすいのが、常用（人工）と請負で請求の考え方が違う点です。常用は「1日いくら」で、働いた人日に応じて請求する形で、請負は「この工事一式でいくら」と決めた金額を請求する形です。同じ元請との取引でも、現場によって常用と請負が混ざることは珍しくありません。

常用の場合は、日付ごとの出面（でづら）が請求の根拠になります。何月何日に何人が入ったかを記録しておき、単価をかけて合計します。元請から出面の確認を求められることも多いため、日報や作業記録と請求書の内容が一致しているかは特に重要です。請負の場合は、契約または見積で合意した金額が根拠になるため、見積書の内容と請求書の内容がずれていないかを確認します。

混在する現場では、常用ぶんと請負ぶんを1枚の請求書の中で分けて記載すると、元請側の処理もスムーズになります。どちらの扱いかが曖昧なまま作業を進めると、あとから金額でもめる原因になるため、着工前に確認しておくのが安全です。

• •常用（人工）：日付ごとの出面（何日に何人）×単価が請求の根拠。日報との一致が重要
• •請負：見積・契約で合意した一式金額が根拠。見積書と請求書の内容がずれていないか確認する
• •混在する現場では、常用ぶんと請負ぶんを1枚の中で分けて記載すると処理が早い
• •どちらの扱いかは着工前に元請と確認しておく（あとからの金額交渉を避けるため）
• •常用単価は現場・時期・職種で変わるため、合意した単価を記録に残す

工期が長い現場の出来高請求のしかた

工期が数か月にわたる現場では、完成後にまとめて請求するのではなく、進捗に応じて分割して請求することがあります。これが出来高請求です。一人親方にとっては、完成を待たずに入金があるため資金繰りが安定するという利点があります。

出来高請求では、締め日時点でどこまで終わっているかを割合または金額で示します。たとえば全体を100とした場合の40パーセントぶんを請求する、あるいは合意済みの工程のうち完了したものを金額で積み上げる、といった形です。元請によってどちらの形式を求めるかが違うため、初回の請求前に確認しておくと差し戻しを防げます。

注意したいのは、請求済みの累計と今回請求ぶんを明示することです。「前回まで◯円、今回◯円、累計◯円、契約金額に対する残り◯円」という形で書いておくと、元請側も確認しやすく、二重請求や請求漏れも起きにくくなります。最終回の請求では、累計が契約金額と一致しているかを必ず確かめてください。

• •出来高請求＝工期の途中で進捗ぶんを請求する方法。資金繰りが安定する
• •示し方は「割合（全体の何パーセント）」か「完了した工程を金額で積み上げ」のいずれか
• •元請がどちらの形式を求めるかは初回の請求前に確認する
• •前回まで・今回・累計・契約金額に対する残額を明示すると差し戻されにくい
• •最終回は累計が契約金額と一致しているか必ず確認する

元請から指定された書式への対応

元請によっては、自社の様式での提出を求めてくることがあります。エクセルの雛形を渡される場合もあれば、元請が使っている管理システムに入力するよう求められる場合もあります。この場合、自分のアプリで作った請求書をそのまま出せないため、二度手間になりがちです。

現実的な対応としては、自分側では金額と内訳を正確に管理しておき、提出用は指定様式に転記するという形になります。このとき、自分のアプリから明細をコピーできる状態にしておくと転記の手間が減ります。数字を手で打ち直すと転記ミスが起きるため、金額の合計だけは必ず突き合わせてください。

なお、指定様式で提出した場合でも、自分の控えは残しておく必要があります。あとから「あの現場はいくらで出したか」を確認する場面は必ず来るため、提出先ごとに控えを整理しておくと安心です。

• •元請の様式が指定される場合は、自分側の管理と提出用の転記を分けて考える
• •転記後は金額の合計を必ず突き合わせる（手打ちは転記ミスが起きる）
• •指定様式で出した場合も、自分の控えは必ず残す
• •提出先ごとに控えを整理しておくと、過去の単価を調べるときに早い

入金の管理と、未入金を追いかける方法

請求書を出して終わりではなく、実際に入金されたかを確認するところまでが一連の流れです。一人親方の場合、取引先が数社に限られることが多いため見落としにくいように思えますが、締め日と支払日が元請ごとに違うため、「先月ぶんがまだ入っていない」ことに気づくのが遅れることがあります。

最低限、請求した日・請求金額・入金予定日・入金の有無を一覧で持っておくと、未入金に早く気づけます。紙で管理する場合は請求書の控えに入金日を書き込む方法でも構いませんが、件数が増えてくると一覧で見られる形のほうが確実です。

未入金に気づいたときは、まず自分の請求書が正しく届いているかを確認します。担当者の異動や送付先の変更で届いていなかったというケースは実際にあります。そのうえで支払サイト（締め日から支払日までの期間）を確認し、それでも入金がない場合に問い合わせるという順序にすると、関係を損ねずに済みます。

• •請求日・請求金額・入金予定日・入金の有無を一覧で管理する
• •締め日と支払日は元請ごとに違うため、取引先ごとに把握しておく
• •未入金に気づいたら、まず請求書が届いているかを確認する（担当者の異動・送付先変更）
• •支払サイトを確認したうえで、それでも入金がなければ問い合わせる

請求書・見積アプリを選ぶときに見るべき4つの観点

一人親方が使うアプリを選ぶときは、機能の多さより「現場の合間に片手で使えるか」が優先されます。事務所で腰を据えて使う前提の高機能なソフトは、多機能なぶん操作の階層が深く、現場では使いづらいことがあります。実際に自分が使う場面を思い浮かべながら、次の4つの観点で見比べてみてください。

特に見落とされやすいのが、電波の弱い現場での挙動です。山間部や地下、鉄骨に囲まれた現場では通信が不安定になります。入力中に通信が切れたときにデータが消える仕様だと、現場では使い物になりません。

• •スマホだけで完結するか：パソコンを開かずに作成・送付まで終わるか
• •かんたんさ：説明書を読まずに1枚目を作れるか。項目が多すぎて入力が終わらないものは続かない
• •料金：月額が現実的な範囲か。使う機能に対して高すぎないか
• •電波の弱い現場での挙動：通信が切れたときに入力内容が残るか
• •見積から請求への引き継ぎ：見積の内容をそのまま請求書に流用できるか

インボイス制度への対応で見るべきポイント

適格請求書発行事業者の登録を受けている場合、請求書に登録番号と税率ごとの区分を記載する必要があります。アプリを選ぶときは、これらが自動で入る仕組みになっているかを確認してください。毎回手で入力する形だと、記載漏れが起きたときに元請側で仕入税額控除の処理ができず、差し戻しになることがあります。

また、消費税の端数処理が1請求書につき税率ごとに1回になっているかも確認しておくとよいでしょう。明細ごとに端数処理をして合計する計算をしているものは、記載事項の要件を満たさない場合があります。

登録を受けるかどうかの判断そのものは、取引先との関係や自身の課税状況によって変わります。これは個別の税務判断になるため、税務署や顧問税理士に確認してください。アプリはあくまで書類を作る道具であり、登録の要否を判断するものではありません。

• •登録番号が請求書に自動で入るか（毎回手入力だと記載漏れが起きる）
• •税率ごとに区分した対価と消費税額が自動で計算されるか
• •端数処理が1請求書につき税率ごとに1回になっているか
• •控えを保存できるか（発行した請求書の控えは保存が必要）
• •登録の要否そのものは個別の税務判断＝税務署や顧問税理士に確認する

導入して使い続けられるアプリの条件

アプリを入れたものの結局使わなくなる、というのはよくあることです。原因の多くは、最初の設定が終わらないまま止まってしまうことにあります。取引先の登録や単価の登録といった下準備が残っていると、いざ請求書を作ろうとしたときに手が止まり、慣れた手書きに戻ってしまいます。

使い続けられるかどうかは、最初の1枚を出せるかで決まります。導入したその日に、実際に出す予定の請求書を1枚だけ作ってみてください。そこで詰まらなければ続きますし、詰まるようであればそのアプリは自分に合っていない可能性があります。

• •最初の設定（取引先・単価）が短時間で終わるか
• •導入したその日に、実際に出す請求書を1枚作れるか
• •困ったときに聞ける窓口があるか
• •過去の請求書をあとから探せるか（現場名や取引先で絞り込めるか）

スモールスタートで無理なく導入する手順

すべての取引先を一度に切り替える必要はありません。まずは1社ぶん、1枚だけ作ってみて、問題がなければ次の月から広げるという進め方が現実的です。紙の控えもしばらくは並行して残しておくと、万一のときに困りません。

AXpress建設は、現場の日報や写真の管理と一緒に、見積・請求書までスマホで完結できるサービスです。一人親方プランは月額3,980円（税抜）から用意しており、電波の弱い現場でも入力内容が端末に残り、通信が回復したときに自動で送信される仕組みを備えています。1か月の無料期間があるので、実際の請求書を1枚作って使用感を確かめてみてください。

• •①よく使う取引先を1社だけ登録する
• •②実際に出す予定の請求書を1枚だけ作ってみる
• •③問題がなければ翌月から取引先を増やす
• •④紙の控えはしばらく並行して残しておく
• •⑤見積を使う場合は、見積から請求へ引き継げるか試しておく

よくある質問

Q. 常用と請負で請求書の書き方はどう違いますか？

A. 常用（人工）は日付ごとの出面（何月何日に何人が入ったか）に単価をかけた金額が請求の根拠になるため、日報や作業記録と請求内容が一致している必要があります。請負は見積や契約で合意した一式金額が根拠になるため、見積書の内容と請求書の内容がずれていないかを確認します。同じ元請でも現場によって常用と請負が混ざることがあり、その場合は1枚の請求書の中で分けて記載すると元請側の処理がスムーズです。どちらの扱いになるかは着工前に確認しておくと、あとから金額でもめる事態を避けられます。

Q. 出来高請求はどのように書けばよいですか？

A. 締め日時点でどこまで終わっているかを、全体に対する割合で示す方法と、完了した工程を金額で積み上げる方法があります。元請によって求める形式が違うため、初回の請求前に確認しておくと差し戻されにくくなります。書き方のコツは、前回までの請求累計・今回の請求額・累計・契約金額に対する残額を明示することです。これがあると元請側も確認しやすく、二重請求や請求漏れも防げます。最終回の請求では累計が契約金額と一致しているか必ず確かめてください。

Q. 元請から指定の書式で出すよう言われた場合はどうすればよいですか？

A. 自分側では金額と内訳を正確に管理しておき、提出用は指定された様式に転記するという形が現実的です。転記の際に数字を手で打ち直すと転記ミスが起きるため、金額の合計は必ず突き合わせてください。また、指定様式で提出した場合でも自分の控えは残しておく必要があります。あとから過去の単価や請求内容を確認する場面は必ず来るため、提出先ごとに控えを整理しておくと調べるときに早く済みます。

Q. 一人親方に会計ソフトは必要ですか？

A. 取引先が少なく、請求書の枚数も月に数枚という場合は、必ずしも本格的な会計ソフトが必要とは限りません。まずは請求書と見積書を確実に作れて、過去の内容をあとから探せる状態を作るほうが優先度は高いといえます。確定申告に向けた帳簿づけまで含めて考える場合は会計ソフトの検討対象になりますが、税務上の判断が必要な部分は税務署や顧問税理士に確認してください。

Q. スマホだけで請求書は作れますか？

A. スマホだけで請求書の作成から送付まで完結できるサービスがあります。現場の休憩時間や移動時間に作れるため、夜や休日にまとめて作業する必要がなくなる点が利点です。ただし、明細の項目数が多い請求書を細かく組み立てる場合は、パソコンの画面のほうが作業しやすいこともあります。スマホとパソコンのどちらからでも同じデータを扱えるものを選んでおくと、場面によって使い分けられます。

Q. インボイスの登録番号は請求書に自動で入りますか？

A. サービスによって異なります。最初に一度登録しておけば以降は自動で記載されるものが多いですが、毎回手入力が必要なものもあります。手入力だと記載漏れが起きたときに元請側で仕入税額控除の処理ができず、差し戻される場合があるため、自動で入る仕組みかどうかは選定時に確認しておくとよいでしょう。なお、登録を受けるかどうかの判断自体は個々の取引状況によって変わるため、税務署や顧問税理士にご確認ください。

Q. 無料アプリと有料アプリの違いは何ですか？

A. 無料のものは基本的な書類作成ができる一方で、作成できる枚数や保存期間に制限があったり、書類にサービス名が入ったりする場合があります。有料のものは制限が緩く、見積から請求への引き継ぎ、現場ごとの管理、サポート窓口といった機能が付くことが多いです。月に数枚しか作らないのであれば無料から始めても支障は少なく、枚数が増えてきたり過去の内容を頻繁に参照するようになったりした時点で有料を検討する、という進め方が無理がありません。

Q. 見積書と請求書は同じアプリで管理したほうがよいですか？

A. 同じアプリで管理できると、見積の内容をそのまま請求書に引き継げるため、転記の手間と金額の打ち間違いを減らせます。特に請負の現場では、見積書の内容と請求書の内容が一致していることが確認の前提になるため、同じデータから作れる利点は大きいといえます。別々のアプリを使う場合は、金額の突き合わせを必ず行ってください。